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Rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen nach GoBD

Archivierung laut GoBD bereits seit 01.01.2015 Pflicht

Die sogennanten GoBD - die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind bereits seit Januar 2015 laut Steuerrecht zu beachten und sehen eine revisionssichere Speicherung steuerrelevanter Daten vor. Die Ü bergangsfrist endete am 01.01.2017.

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

Was muss archiviert werden?

  • E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§ 140 AO)

Unter die archivierungspflichtigen Unterlagen fällt jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, also z.B. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Werden diese als E-Mail versendet, müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden.

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren.

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten im Dateisystem oder die Nutzung (oder Archivierungsfunktion) von Outlook erfüllen diese Anforderungen nicht.

Quellen für weitere Informationen

Ihr persönlicher Ansprechpartner:

Marc Rhein
Inhaber & Geschäftsführer

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E-Mail: m.rhein@rhein-consulting.de