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Rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Die Archivierung von E-Mails ist laut Steuerrecht schon seit einigen Jahren Pflicht. Unterlagen wie Rechnungen, Aufträge oder Reklamationsschreiben müssen als E-Mail aufbewahrt werden, wenn sie als solche versendet wurden. Von jedem Unternehmer oder Freiberufler, unabhängig von Branche oder Größe.

Outlook reicht nicht als Archivsystem

Laut Gesetzgeber darf ein Archivsystem technisch nicht veränderbar sein. Damit scheidet etwa die Ablage der Daten im Dateisystem oder die Nutzung (oder Archivierungsfunktion) von Programmen wie Outlook hierfür aus, da sie die Anforderungen nicht erfüllen.

E-Mail-Archivierungsprogramm für die Cloud oder lokale Installation

Rhein Consulting bietet für die E-Mail-Archivierung eine Software an, die lokal auf dem Server oder in einer Cloud installiert wird. Hiermit wird die entsprechende Korrespondenz automatisch archiviert – die entsprechenden Einstellungen nehmen wir für Sie in enger Absprache vor. Als Unternehmer müssen Sie sich dann um nichts mehr kümmern – und sind auf der sicheren Seite. 

E-Mails gelten im Streitfall als rechtssichere Dokumente

Nicht nur, was die steuerrechtliche Seite betrifft, sind Sie abgesichert: Im Falle eines Rechtsstreits, können Sie alle archivierten Dokumente als Beweise einbringen. Ein Beispiel aus der Praxis ist etwa der Schriftverkehr bei Reklamationsfällen. Im Dateisystem abgespeicherte Mails gelten dagegen nicht als rechtssicher.

Archivierung entlastet Mailprogramm und Festplatte

Ein angenehmer Nebeneffekt der Mail-Archivierung ist, dass das Mailprogramm aufgeräumt werden kann, ohne die Sorge, wichtige Mails aus Versehen zu löschen – denn diese sind ja archiviert. Und sie lassen sich im E-Mail-Archiv wesentlich schneller finden als in üblichen Mailprogrammen. 

Mehr Informationen zu unserem E-Mail-Archivierungsprogramm erhalten Sie bei Herrn Kunz: Tel. …

Archivierung laut GoBD – Eckdaten zum Nachlesen

Die sogenannten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind seit Januar 2015 laut Steuerrecht zu beachten. Sie sehen eine revisionssichere Speicherung steuerrelevanter Daten vor. Die Übergangsfrist endete im Januar 2017.

Archiviert werden müssen E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§ 140 AO).

Zu diesen Unterlagen gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, also etwa Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Werden diese als E-Mail versendet, müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten im Dateisystem oder die Nutzung (oder Archivierungsfunktion) von Outlook erfüllen diese Anforderungen nicht.


Quellen für weitere Informationen

•    Offizielles BMF-Schreiben zur GoBD: goo.gl/XpwDnL
•    Rechtsanwalts Blog: goo.gl/qhTrPF