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Aufgaben, Qualifikation und Benennung eines Datenschutzbeauftragten DSGVO

Für einige Unternehmen schreiben DSGVO und BDSG-NEU die Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten vor. Dies kann ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens sein, der für diese Aufgaben fachlich qualifiziert ist, oder ein externer Datenschutzbeauftragter.

Wer sich für einen betriebsinternen Datenschutzbeauftragten entscheidet, muss darauf achten, dass dieser die erforderlichen Qualifikationen mitbringt. Er braucht genügend Freiraum für seine Aufgaben und nötigen Fortbildungen. Der interne Datenschutzbeauftragte kennt das Unternehmen gut – allerdings kann dieser Vorteil sich auch umkehren, da der Blick von außen fehlt. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt diesen mit, inklusive aktuellem Expertenwissen und Best-Practice-Lösungen. Ein Haftungsrisiko übernimmt er ebenfalls – ansonsten bleibt dieses beim Unternehmen. Wenn Sie noch zwischen beiden Möglichkeiten abwägen, hilft Ihnen vielleicht unsere Gegenüberstellung weiter:

„Betrieblicher oder externer Datenschutzbeauftragter?“
      Vorteile     Nachteile

Betrieblicher
DSB

 
  • Betriebserfahrenheit
  • Bekanntheit und in der Regel Vertrauen bei Mitarbeitern
  • ggfs. zeitlich bessere Verfügbarkeit
  • geringere direkte Kosten (interne Kosten durch zweite Beschäftigung als DSB nicht mitgerechnet)
  • kennt in der Regel die betrieblichen Abläufe
  • kann je nach Anforderung von extern unterstützt werden
 
 
  • mögliche „Betriebsblindheit“
  • ggfs. mangelnde Fachkenntnisse und Erfahrung, daher
  • verpflichtender Schulungs-, Ausbildungs-und Fortbildungsaufwand
  • Kann hohe interne Kosten erzeugen durch geringere Arbeitszeiten in eigentlicher Anstellung
  • Arbeitgeber muss betr. DSB Zeit und Mittel zur Erfüllung seiner Pflichten einräumen
  • Auf Sicht GF evtl. Nachteil: Ausgeprägter Kündigungsschutz bis ein Jahr nach Entlassung als DSB
  • Haftungsrisiko bleibt beim Unternehmen
 

Externer
DSB

 
  • Aktuelles Expertenwissen durch kontinuierliche Weiterbildung (auch zu Spezialthemen)
  • bringt Best-Practice-Lösungen mit
  • effektive Umsetzung mit geringerem Aufwand
  • Blick von außen aufs Unternehmen (analog zu Prüfungsbehörden) -> keine „Betriebsblindheit“
  • Effektive Kostenkontrolle durch Rechtfertigung gegenüber Auftraggeber mit Tätigkeitsbericht und Rechnungsstellung
  • Haftungsrisiko vertraglich vereinbart
 
 
  • höhere direkte Kosten (jedoch transparenter)
  • Firmeninterna gehen an „Fremden“ -> Vertrauen wichtig!
  • Verständnis über betriebsspezifische Abläufe notwendig
  • ggfs. schlechtere Verfügbarkeit▪evtl. mangelndes Vertrauen der Mitarbeiter  -> kann auch bei betrieblichen DSB der Fall sein
 

Externer Datenschutzbeauftragter als Allround-Lösung für Ihr Unternehmen

Als Dienstleister für IT-Lösungen und -Sicherheit ist das Thema Datenschutz für uns schon immer Dreh- und Angelpunkt unserer Arbeit. Um unsere Kunden seit der Neuauflage der DSGVO noch besser zu unterstützen, steht unser Experte Oliver Fuhrmann auch als externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. In dieser Funktion übernimmt er die folgenden Aufgaben:

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten laut DSGVO

  • Er unterrichtet und berät Mitarbeiter sowie Geschäftsführung hinsichtlich ihrer Pflichten nach der DSGVO
  • Er überwacht die Einhaltung des Datenschutzes sowie die Strategien des Unternehmens zum Schutz personenbezogener Daten
  • Er sensibilisiert und schult alle Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten
  • Er berät im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und überwacht ihre Durchführung. 
  • Er ist die erste Anlaufstelle für Anfragen seitens der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Datenschutz-Audit: Bestandsaufnahme und Analyse

In einem Datenschutz-Audit analysiert und klärt Oliver Fuhrmann zunächst den aktuellen Datenschutzstand im Unternehmen. Nach dieser Bestandsaufnahme erhalten Sie seinen Audit-Bericht mit Empfehlungen zu Maßnahmen, deren Priorisierung sowie Zuweisung an die zuständigen Stellen. Damit Sie jederzeit die Übersicht über die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten behalten, sind diese Leistungen inklusive:

Datenschutz-Cockpit: Hier haben Sie alle Termine, offenen Maßnahmen und To-do-Listen im Blick. Auftraggeber erhalten eine ständig aktualisierte Übersicht über den Kommunikationsverlauf mit ihrem Datenschutzbeauftragten. 

Datenschutz-Box: Wir stellen Ihnen alle Datenschutz-Dokumente, vom Audit-Bericht bis hin zu Datenschutzgrundsätzen des Unternehmens, permanent zur Verfügung. Natürlich in einem gesicherten, DSGVO-konformen Cloudspeicher.

Vertrauen schaffen, Reputation schützen und Bußgelder vermeiden

Kunden möchten von ihren Dienstleistern oder Lieferanten wissen, was mit ihren Daten geschieht – zu Recht. Unternehmen, die die Vorgaben einhalten, schaffen Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden. Sie sichern ihren guten Ruf und schützen sich gegen Bußgelder oder Abmahnungen und Anzeigen. Denn wenn eine solche bei der Datenschutzbehörde eingeht, ist sie verpflichtet, das Unternehmen zu prüfen. Und schon jetzt nutzen Datenschutzbehörden Amtshilfe, um etwa bei Steuerprüfungen Einsicht in die notwendigen Datenschutz-Dokumente zu verlangen. 

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihren Betrieb:

Sicherheit: Garantiert DSGVO-konform. Sie sind für Prüfungen gewappnet.
Qualifiziert: Ihr Datenschutzbeauftragter hat das erforderliche Fachwissen und hält sich zu aktuellen Datenschutzthemen ständig auf dem Laufenden.
Im Notfall erreichbar: Falls der Datenschutz gefährdet ist oder wurde, ist Ihr Datenschutzbeauftragter immer erreichbar.
Planbare Kosten: Der Arbeitsaufwand für einen internen Datenschutzbeauftragten ist nur schlecht kalkulierbar. Wir bieten dagegen ein durchschaubares Kostenmodell, individuell für jeden Bedarf.

Sie haben noch Fragen? Rund um das Thema steht Ihnen unser zertifizierter Datenschutzbeauftragter Oliver Fuhrmann zur Verfügung: Tel. 0221 75992 171